Статья: Выбор PMS - облако или локально

Материал из Open Hospitality

Выбор PMS - облако или локально

В начале необходимо определить о чём же пойдёт речь.

PMS
Property Management System, система управления собственностью или часто при переводе уточняют Отелем. В понятиях привычных Российскому пользователю это система Управленческого или Операционного учёта. Цель – предоставить управленцам отчётность и учёт необходимый для принятия решений и собственно управления. Не следует от такой системы ожидать бухгалтерской регламентной отчётности.
Облако
часто используемый термин, при этом в зависимости от контекста может иметься в виду разная реализация. О общем виде изначально «облако» противопоставлялось «выделенному серверу», то есть все системы виртуализации и кластеризации формируют облако. В нашем же случае имеет смысл говорить о размещении программного обеспечения в публичном облаке по модели SaaS – Software as a Service, когда покупателю предоставляется программное обеспечение без необходимости администрировать сервер и сопутствующие компоненты такие как базы данных или библиотеки, обеспечивающие работу приложения. За частую и ряд функций конфигурирования приложения берёт на себя провайдер услуги.

Под локальной установкой как альтернативой облачной установки можно понимать не только установку на один выделенный под систему сервер, но и размещение в приватном облаке в рамках локальной сети Отеля. Будем считать что «локально» из вопроса статьи это установка в пределах локальной сети. Так же примем что в случае с облаком связь с ним осуществляется поверх Интернета. Интернет, по условию это среда без гарантированного времени доставки. Да современный Интернет позволяет получать потоковый трафик телевидения и другие сервисы с низкой задержкой, но это правильно для ряда регионов и даже в крупных городах ряд Отелей не может похвастаться возможностью обеспечить такое качество связи. Так же необходимо учесть, что технологии VPN не избавляют нас от проблем с гарантированностью доставки, а только защищают трафик от злоумышленников.
Отвечая на вопрос Облачная PMS или не облачная, необходимо понять исходные ожидания Отеля и его управления от автоматизированной системы управления отелем. Возможные варианты наиболее часто встречающиеся можно охарактеризовать таким образом:

  1. Необходима электронная система для продажи Отеля в электронных каналах продаж.
  2. Необходима система для учёта номерного фонда и передачи информации между работниками Отеля.
  3. Необходима система для автоматизации рутинных операций и контроля их выполнения, в том числе приёма оплаты услуг как проживания, так и дополнительных услуг. Планируется интеграция с другими системами автоматизации учёта дополнительных услуг Отеля.

Необходимо понять, что из перечисленного для выбора первично, так как размещение в облаке может и будет иметь следующие особенности:

  1. Необходимость надёжных каналов связи с местом размещения программного обеспечения.
  2. Большинство систем SaaS имеют в основе конфигурацию общую для всех пользователей программного обеспечения провайдера.
  3. Быстрота развёртывания не означает мобильности перехода между системами учёта без потери данных.

Влияние выше обозначенных фактов если причиной выбора PMS является план по автоматизации и последующая интеграция (3 вариант) можно представит следующим образом: требования к каналам связи будут расти, конфигурация приложения будет требовать изменений для интеграции, вложенные средства будут препятствовать смене системы. Таким образом облачное SaaS решение окажется не лучшим вариантом. Есть исключения, когда приложение взятое по SaaS можно позже купить для приватного облака или выделенного сервера в Отеле, но желательно сразу проверить ценовую доступность такого решения. Практическим примером является необходимость подключить интерфейсы выпуска ключей и фискальных чеков через ККМ подключённый к программе учёта, и крайне требовательным к связи вариантом являются системы тарификации услуг с закрытием сумм на номер – от кассовых систем ресторанов, до систем игровых автоматов и автоматов парковки авто транспорта. В всех таких системах можно предусмотреть буферизацию и ожидание выхода на связь системы учёта, но необходимо понять каковы задержки по связи могут быть приемлемы в работе.
Если причиной выбора системы является передача информации о номерном фонде между сотрудниками Отеля и подразделениями Отеля – вариант облачной системы с мобильным интерфейсом может представлять ключевой плюс, но при этом необходимо учесть что при критически долгих отсутствиях связи может оказаться, что по локальной сети доступ с мобильного приложения может оказаться быстрее и надёжнее.
При выборе же PMS как инструмента автоматизировать свои продажи на электронных площадках и соответственно иметь возможность оперативно поставить на продажу и снять с неё номера Отеля, а также работать с агрегаторами каналов продаж – облачная PMS является самым быстрым и максимально готовым инструментом. Тарифы есть где вести, номера Отеля должны вестись ответственными сотрудниками для правильного отражения количества занятых и количества свободных номеров, но если запретить в электронных каналах продаж бронирование на текущий день, то перерывы связи или некоторое отставание в регистрации в течение суток – будет вполне допустимо.

Ведение учёта.

Ни одна система не ведёт учёт за Отель, любая система требует внесение в неё сотрудниками данных. Чем больше Отель хочет сервисных возможностей - расписание работы горничных, учёт дебиторской задолженности, Управление квотами номеров для контрагента (блоки), управление ценами. Тем больше работы в системе учёта придётся выполнять. Необходимо понимать, что перенос данных из системы в систему это или титанический труд или написание отдельного программного продукта переноса данных, который за частую не возможен так как логика программ учёта может в корне отличатся. Необходимо стремится к атомарности ввода данных – то есть чтобы любая цифра вводилась минимальное количество раз руками сотрудников, и все цифры на её основе уже генерировались системой. Данный принцип при проработке бизнес-процессов Отеля, который необходим в той или иной мере при использовании любого продукта – может дать значительные результаты от внедрения.

Отчётность.

Хотя системы управления отелем и не являются системами бухгалтерского учёта и ведения регламентной отчётности, система может содержать ряд регламентных форм – акт, счёт, счёт-фактуру. При этом следует отметить что в ряде случаев наличие таких форм может стать проблемой – так как нумерация и учёт актов передаваемых контрагенту требует одного места создания этих документов или единого регистра, что трудно сделать при наличии 2-х систем их формирования.

Итоговый ответ по мнению автора должен формироваться для каждого Отеля индивидуально, дабы выбор PMS и облаков на рынке более чем большой. Вы можете ознакомится с некоторыми сравнениями PMS.